Cuando se presiona el botón send (enviar) en el cliente, el mismo se comunica con el servidor de mail de su propio dominio. La conexión se denomina SMTP algo así como 'Conexión para mensajes entrantes'. A través de esta conexión se pasa el mensaje junto con su encabezado y sus adjuntos al servidor local, luego de lo cual el cliente se desentiende del mensaje.
El servidor local es el que a partir de la información del encabezado determina el dominio (o los dominios) de los destinatarios y de las copias. Luego se contacta con los servidores de mail de esos dominios uno por uno y le transmite el mensaje completo, (con excepción del campo BCC:, si existe). Si alguno de los dominios no existe el mismo servidor genera un mensaje de error dirigido al remitente avisándole de la situación.
Si el dominio existe, pero su servidor no responde, entonces el servidor local guarda el mensaje en su disco y vuelve a intentar a los pocos minutos. Después de varias horas envía un mensaje al remitente advirtiendo que hay dificultades para enviar el mensaje, pero que se continuará intentando durante cinco días. Al quinto día el mensaje se tira. Normalmente, si un servidor de mail está caído (no funciona, está apagado o incomunicado), normalmente los administradores de ese dominio lo levantan antes de pasados los cinco días, con lo cual los mensajes llegan a destino.
Cuando el servidor de mail del destinatario recibe el mail, primero lee del encabezado el nombre de usuario del mismo. Luego coloca el mensaje en su casilla de correo donde quedará guardado hasta que el usuario revise su correo. Si el nombre del usuario no existe, entonces se genera un mensaje de error dirigido al remitente, avisandole de la situación.